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—文書和工程資料管理工作培訓(xùn)小結(jié)

文/華驊 

2016年9月21日，長江南京以下深水航道建設(shè)工程指揮部在鎮(zhèn)江組織舉辦了文書和工程資料管理工作培訓(xùn)。通過本次培訓(xùn)中所學(xué)到的水運(yùn)工程資料管理規(guī)范，不僅對我本人來說有很大的幫助，對于公司其他奮戰(zhàn)在一線的監(jiān)理員來說，也是一次很好的學(xué)習(xí)機(jī)會，因此我決定把這次培訓(xùn)中的一些知識拿出來進(jìn)行分享。

一、堅(jiān)持平時收集，保證檔案管理工作的及時性

隨著工程建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，文件材料就會越積越多，若不能及時完成應(yīng)歸檔材料的收集整理工作，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性必將產(chǎn)生十分不利的影響。檔案工作收集制度要堅(jiān)持平時收集，工程實(shí)施到哪一步，對應(yīng)的材料就應(yīng)該形成到哪一步，這些材料形成出來就應(yīng)該歸檔完成。

在平時收集過程中，我們應(yīng)該推廣預(yù)立卷的做法。預(yù)立卷就是平常文件歸檔的過程中就按照歸檔的分卷、分類、分盒要求把它歸到對應(yīng)的位置，按照單元劃分的體系來進(jìn)行擺放。在此基礎(chǔ)之上，盒子外面做好簡單的標(biāo)簽，盒子里面做好檔案目錄。通過預(yù)立卷我們可以把文件歸檔工作放到平時來做，而不是所有的文件都積累在哪里等到最后完工時候再來匯總。這樣在平時的歸檔工作中就容易發(fā)現(xiàn)還缺少什么文件，能極大減少后期檔案工作的工作量。

二、文件的組卷規(guī)范問題

很多項(xiàng)目在檔案組卷的時候不重視組卷的規(guī)范性，因此會造成組卷混亂、檔案重復(fù)使用或者檔案缺失的情況。特別是幾個參建單位之間往來的文件，這是長期困擾檔案工作人員的一個大問題。

225號文件對檔案組卷規(guī)范進(jìn)行了明確。檔案由主題進(jìn)行分卷，例如質(zhì)量、進(jìn)度、安全、費(fèi)用、環(huán)保等幾個方面，每一個主題下面的文件按照事件進(jìn)行閉合。例如項(xiàng)目部向監(jiān)理單位發(fā)送聯(lián)系單，監(jiān)理單位又請示業(yè)主單位和設(shè)計(jì)院，這種情況下文件的歸檔首要原則就是前后往來的幾個文件要按照順序排列，結(jié)論性文件在前，過程性文件放在后面，作為一個完整的事件來閉合，作為一整個事件來歸檔。各個事件之間按照事件順序來進(jìn)行排列。

監(jiān)理單位發(fā)出去的指令文件，只要項(xiàng)目部進(jìn)行了閉合的，就可以不再重復(fù)歸檔。業(yè)主發(fā)出的文件，如果在項(xiàng)目部進(jìn)行了閉合，也是不需要重復(fù)歸檔的。監(jiān)理單位發(fā)出的文件，不要求項(xiàng)目部回復(fù)的，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)歸檔。監(jiān)理單位和業(yè)主發(fā)生往來的文件，由監(jiān)理單位進(jìn)行歸檔。

需要共用的文件材料，例如在不同分部工程中重復(fù)使用的報(bào)審材料，只需要在開工報(bào)審、首建工程文件中歸檔，在其他部位只需要在備考表里做說明即可，如果怕不清楚，可以把報(bào)驗(yàn)表的第一張報(bào)審表復(fù)印了放在其他施工部位的質(zhì)量保證體系文件里，其他附件不用再復(fù)印。但是報(bào)審表的復(fù)印件上要寫明原件要?dú)w檔在哪一卷文件里。

三、原始材料的提供問題

在檔案歸檔工作中有很多材料是必須要?dú)w檔原始材料的。對于這個問題，225號文件第九條、第十條、第十二條中做了具體的描述。那么對于原始材料的認(rèn)定問題，檔案管理人員在平時工作中也存在很多常見的誤區(qū)，其中最大的問題就是文件蓋章方面。

所有合同、協(xié)議、簽證的文件必須用原件，是不可以復(fù)印之后用紅章補(bǔ)蓋之后進(jìn)行歸檔的。原件丟失、用復(fù)印件補(bǔ)蓋紅章也是不允許的。施工過程記錄、事故處理單、試驗(yàn)檢測報(bào)告、設(shè)計(jì)變更等文件一定要用原件歸檔。特別是設(shè)計(jì)變更有時候會通過設(shè)計(jì)院發(fā)傳真到施工單位，沒有原件的，一定要讓項(xiàng)目部要回原件后再歸檔。各種類型的自制文件，例如施工方案、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等所有文件必須要有簽章。方案的標(biāo)題、落款都要蓋章，沒有蓋章不允許歸檔。白頭文件、規(guī)劃細(xì)則、報(bào)審文件、專項(xiàng)報(bào)告等都要蓋上相應(yīng)項(xiàng)目部、監(jiān)理部的章。

施工建材的質(zhì)量證明文件，原材料報(bào)驗(yàn)、出廠合格證如果不是項(xiàng)目專用的，例如材料不是專門定制、預(yù)制的，這個復(fù)印件是可以歸檔的，但是要請銷售單位在復(fù)印件上加蓋紅章。如果有的材料是專門為項(xiàng)目定制的，這些材料的出廠合格證是必須要有原件的。資質(zhì)證書，例如船機(jī)、儀器、設(shè)備鑒定證書，如果是施工單位自己所有的，可以加蓋項(xiàng)目部紅章后歸檔。如果是外購設(shè)備、租賃設(shè)備、或者其他單位提供的設(shè)備鑒定、報(bào)告，必須要由有檢測資質(zhì)的單位提供紅頭紅章的文件才能歸檔。

四、其他一些細(xì)節(jié)上容易忽視的問題

檔案的使用用材也是常常被檔案管理人員忽視的問題。復(fù)印件不能拿來歸檔，打印件不能用噴墨打印，要激光打印。使用的書寫材料要用不褪色的書寫材料，碳素墨水或黑色水筆是可以使用的。圓珠筆、紅墨水筆、藍(lán)墨水筆、鉛筆、復(fù)寫紙、熱敏傳真紙都是不可以在檔案材料中使用的。在檔案形成過程中如果是鉛筆記錄的，一定要用黑筆重新謄抄。

還有一個不太容易被人重視的是關(guān)于原件修改問題。在檔案修改過程中，嚴(yán)禁使用修正液，橡皮擦去擦鋼筆或水筆字跡也是不允許的。例如一些現(xiàn)場記錄表，如果要修改，就用水筆斜線杠掉，在邊上重新寫。錯誤的原文要保留而不是覆蓋，要能讓人識別出原始材料是什么，修改人還要在旁邊簽字。

經(jīng)過這次培訓(xùn)，我收獲很多，感想很多。傳統(tǒng)思想中認(rèn)為檔案工作就是保存歷史記錄而已，我之前從未認(rèn)識思考過開展檔案工作的意義，沒有認(rèn)識到檔案工作中蘊(yùn)含這么多的細(xì)節(jié)問題。經(jīng)過這次的學(xué)習(xí)，使我認(rèn)識到檔案工作并不是單一的保存記錄，還是一件精品化、精細(xì)化的工作。在檔案工作中存在許多平時稍不注意就會忽視的細(xì)節(jié)，而這些細(xì)節(jié)問題可能會引發(fā)意想不到的嚴(yán)重后果。 

在檔案管理信息化的今天，有很多國家大型工程都有檔案錄入系統(tǒng)，但是這代替不了平時點(diǎn)點(diǎn)滴滴的檔案收集�！坝谖⑿≈�中追博大，于無奇之中求精彩”，這大約是對檔案工作最合適的形容。我們在平時的工作中，也應(yīng)該擺正工作態(tài)度，樹立良好的工作作風(fēng)，把檔案工作水平提高到一個新的臺階。