當前位置：首頁 > 學習園地 > 順堤河碼頭科技資料歸檔工作體會
| 順堤河碼頭科技資料歸檔工作體會 | |
|
|
|
徐州順堤河碼頭一期工程自2011年3月開工，2015年1月最后的防風抑塵網交工驗收，因尚有零星工程和部分缺陷整改工作未完成，整體工程尚未進行竣工驗收。目前，順堤河碼頭監(jiān)理工作已經進入收尾階段，總監(jiān)安排我作最后留守，處理后期工作，而后期工作的重心則在監(jiān)理資料的整理和歸檔上。 首先開展的是資料的整理工作，而隨著資料整理工作的不斷深入，我發(fā)現資料的整理工作中存在許多困難和問題。這些問題主要表現在以下幾點：大量的資料散亂、污染、破損甚至丟失；部分資料細節(jié)方面的問題較多，如編號錯誤、缺少公章等；部分監(jiān)理業(yè)務聯系單沒有回復。 對于為什么會出現這些問題，我認為原因如下： 徐州順堤河碼頭監(jiān)理部搬遷過4次，每一次搬遷資料都會受到不同程度的損傷，需要重新整理和恢復，搬家后資料恢復工作不到位留下的問題很多；監(jiān)理部的資料員數次更換，工作交接不到位，甚至是未交接，在這段時間內都不可避免的會出現各種資料缺陷問題；前期資料員沒有做資料的經驗，難免出錯，卻未能及時改正，問題就會越積越多，也越來越隱蔽而難以被發(fā)現；聯系單回復存在遺漏的情況，我分析未回復聯系單的原因可能有以下兩種：整改類聯系單，因為整改期限較長，時間長了被忘記了，期間又因為人員變動等因素的影響被忽略了；轉發(fā)類聯系單，監(jiān)理部對業(yè)主下發(fā)的通知以聯系單的形式轉發(fā)到施工單位，施工單位認為沒有必要回復。 為了迅速解決資料整理過程中的問題，我采取了如下方法：1、資料散亂的部分，按照分類、編號、日期重新整理，將各個細節(jié)問題一次解決，并對不能解決的問題登記在冊，上報領導，請領導指導幫助解決；2、污染或破損的資料，及時修補或更換；3、遺失的資料，找電子版重新打印，不能重新打印的找業(yè)主和施工單位補齊；3、對于未回復的聯系單，將其登記在冊集中解決，通過總監(jiān)召集監(jiān)理工程師和施工單位相關人員開資料閉合的專題會議，專門解決資料的閉合問題，對于少數仍未整改的整改類聯系單，監(jiān)理工程師跟蹤檢查，保證資料及時閉合。 完成資料的整理工作后，接著就是資料歸檔工作，歸檔工作中我最大的感受是“細節(jié)決定成敗”。 歸檔工作沒什么難點，有的只是繁雜和反復。 順堤河碼頭剛開始資料歸檔工作的時候，業(yè)主、監(jiān)理和施工單位都沒有做過科技資料歸檔工作的經驗，雖然業(yè)主和監(jiān)理查閱了很多規(guī)范，但是細節(jié)方面仍然做的不夠，在檔案局工作人員來審查的時候比如說：竣工圖的圖章，目前常用的就有4種，顏色分紅章、藍章，每種印章尺寸也不一致；還有卷內目錄和卷內備考表的問題，各參與單位做的卷內目錄與規(guī)范的要求相比完全不符合規(guī)定，至于卷內備考表從來沒有做過。 為了保證資料歸檔工作的順利完成，我們采取了如下手段：業(yè)主和監(jiān)理成立資料歸檔工作領導小組，專門負責資料歸檔工作，統(tǒng)計工作中的困難和問題，集中解決；制定資料歸檔工作的整體流程，按照工作流程分步開展工作；查閱規(guī)范，根據規(guī)范確定各個細節(jié)，規(guī)范上沒有明確規(guī)定的，請檔案局專業(yè)人員指導確定。 在確定了相應的細節(jié)后，我就開始根據要求開展資料歸檔工作， 由于細節(jié)較多，工作量較大，不可避免的會出現錯誤，并且引起同一工作的反復用功。最突出的例子就是卷內目錄：第一次是廢掉原來的卷內目錄，按照規(guī)范的卷內目錄填寫；接著，在上交目錄的時候發(fā)現各家單位的卷內目錄字體、日期填寫方式和對齊五花八門，這個規(guī)范上也沒有明確的規(guī)定，業(yè)主領導專門跑了一次檔案局，檔案局給出了明確的規(guī)定，卷內目錄再改；目前，我正在按要求要編寫頁碼，編寫頁碼的時候就發(fā)現不少卷內目錄上的頁碼不正確的現象，相應的卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄全都要改。 總結所有的困難和經驗，做好資料的整理和歸檔工作必須要做好以下幾點：第一，資料員最好是一個工程一個資料員，盡量避免更換資料員；在更換資料員的時候，做好工作交接；沒有工作經驗的資料員，要做崗前培訓。第二，大型的工程工期一般較長，監(jiān)理部的搬遷也很正常，每次搬遷過后，要盡快整理、恢復資料。第三，關于資料的閉合工作，要及時督促施工單位閉合，時常檢查資料閉合工作的進度。第四，規(guī)范資料整理和歸檔工作，嚴格要求，務必按規(guī)范的統(tǒng)一標準執(zhí)行。 資料的整理和歸檔工作的重要性不言而喻，資料員要嚴格要求自己，認真的做好每一項工作，成長的過程雖然痛苦，但風雨后的彩虹往往最美。 |
|
|
|
